Etap 5. Certyfikacja RSPO
Przygotowana organizacja może przystąpić do procesu certyfikacji RSPO:
Dopełnienie formalności
Pierwszym krokiem, który należy wykonać w celu rozpoczęcia całej procedury jest KONTAKT z jednostką certyfikującą i wypełnienie Wniosku o wycenę. Na podstawie informacji podanych we wniosku, Jednostka przygotowuje ofertę na certyfikację, obejmującą koszty przeprowadzenia audytu, opracowania dokumentacji z audytu oraz wydania certyfikatu ważnego w całym cyklu certyfikacji (5 lat). Po akceptacji Oferty, podpisana zostaje Umowa na certyfikację oraz uzgodniony zostaje najbardziej optymalny termin audytu.
UWAGA: Jeśli po kliknięciu na link do wniosku otworzy się nowa karta jednak bez formularza oraz z informacją “please wait … […]” proszę zapisać ten plik na dysku komputera i otworzyć go za pomocą programu typu adobe reader lub podobnego (za pomocą innego programu niż przeglądarka internetowa).
Podejście do audytu certyfikującego
Audyt polega zwykle na wizycie audytora w siedzibie firmy Klienta. Audytor dokonuje przeglądu dokumentacji, odwiedza poszczególne oddziały firmy oraz przeprowadza rozmowy z pracownikami. W przypadku organizacji wielooddziałowych, audytowana jest zawsze centrala firmy oraz pewna część oddziałów. Jeśli organizacja zleca na zewnątrz działania związane z przetwarzaniem wyrobów objętych certyfikacją, może zaistnieć również konieczność przeprowadzenia audytu u tego podwykonawcy.
W trakcie audytu, weryfikacji podlegają:
- procedury związane z wdrożonym systemem zarządzania łańcuchem dostaw
- plan szkoleń oraz kompetencje personelu w zakresie systemu RSPO
- sposób produkcji i jego zgodność z zasadami wybranego modelu łańcucha dostaw
- dokumentacja zakupowa oraz sprzedażowa
- zastosowanie znaku handlowego RSPO
Weryfikacja dokumentacji audytowej
Po skończonym audycie przygotowany zostaje szczegółowy raport, zawierający wnioski dotyczące systemu funkcjonującego w organizacji, informacje o ewentualnych niezgodnościach oraz rekomendację audytora dotyczącą certyfikacji (w razie braku niezgodności). Raport zostaje przesłany do klienta oraz do biura centralnego jednostki do weryfikacji
Przyznanie certyfikatu
Jeśli decyzja jest pomyślna, organizacja otrzymuje certyfikat. Jeśli w trakcie audytu zostały zidentyfikowane jakieś niezgodności, jednostka certyfikująca nie przyzna certyfikatu dopóki niezgodności nie zostaną skutecznie zamknięte
Certyfikat jest przyznawany na okres 5 lat
W tym czasie, jednostka certyfikująca co roku przeprowadza audyty nadzorujące. Zadaniem takich audytów jest uzyskać potwierdzenie ciągłego spełniania przez Organizację wymogów standardu RSPO. Pomyślne przejście corocznych audytów jest warunkiem koniecznym utrzymania certyfikatu. Jeśli po upływie pięciu lat, organizacja w dalszym ciągu będzie chciała posiadać certyfikat, możliwe będzie wydłużenie jego ważności na kolejny cykl certyfikacji. Można tego dokonać poprzez przejście audytu re-certyfikującego, który musi się odbyć najlepiej na trzy miesiące przed upływem ważności certyfikatu